L’overbooking è l’incubo degli albergatori. Causa stress inutile al personale e agli ospiti: quindi, ecco cos’è e come evitarlo
Com’è noto, l’overbooking degli hotel (conosciuto anche come doppia prenotazione) è un evento piuttosto comune nel settore dell’ospitalità. Infatti, il 25% delle strutture pubblicate su Booking.com subisce questo fenomeno entro il primo anno. 
Un overbooking si verifica quando una camera d’albergo viene prenotata per la stessa data da più di un ospite o gruppo. In altre parole, è ciò che accade ogni volta che il numero di camere d’albergo prenotate dagli ospiti supera il numero di camere effettivamente disponibili. Quando una stanza già occupata viene prenotata da qualcun altro, ciò può portare a clienti frustrati, reputazione danneggiata e commissioni salate. Ma ci sono modi per gestire tale fenomeno e in primo luogo prevenirlo.
Come evitare problemi di overbooking degli hotel
Nel settore dell’ospitalità, gli overbooking possono verificarsi per molte ragioni diverse. A volte avviene semplicemente perché un ospite non effettua il check-out all’orario previsto o se una camera diventa “fuori servizio” a causa di un problema di manutenzione imprevisto. La causa principale è che la proprietà sia elencata su più canali contemporaneamente. Ciò include diverse agenzie di viaggio online (OTA) e motori di metaricerca. Un altro fattore che spiega la frequenza degli overbooking negli hotel è il puro errore umano. Questo è particolarmente probabile se si gestiscono tutti i canali manualmente.
Tuttavia molti hotel prenotano deliberatamente camere in eccesso come parte di una strategia. I motivi per cui si usa questo sistema includono le cancellazioni dell’ultimo minuto e le mancate presentazioni il giorno stesso. Alcuni albergatori lo considerano un modo per aggirare questi intoppi comuni e ottimizzare l’occupazione per continuare a generare entrate. Tuttavia, una strategia di overbooking alberghiero deve essere pianificata e attuata con attenzione. Altrimenti, il rischio e l’impatto delle pessime esperienze degli ospiti che può creare sono semplicemente troppo alti.
Per pianificare una strategia di successo, che tenga conto accuratamente delle probabili cancellazioni dell’ultimo minuto e riduca la possibilità che un ospite venga lasciato fuori, gli esperti consigliano di ricorrere ai dati. Il modo migliore è quello di utilizzare un software che raccoglie e analizza informazioni dettagliate sulle prenotazioni per aiutarti a capire se, quando e quanto spesso prenotare in eccesso. Per evitare l’overbooking in un hotel occorre seguire alcuni semplici consigli. Innanzitutto eseguire una gestione regolare dell’inventario. E’ essenziale anche analizzare i dati storici delle prenotazioni. Questa mossa consente di prevedere la domanda e modificare l’inventario per avere camere disponibili in caso di overbooking.
Anche diversificare il tuo inventario su diversi canali di distribuzione è un ottimo modo per evitarlo. Infine, la formazione del personale dovrebbe essere la priorità, insegnando a coloro che lavorano a gestire i problemi in modo efficiente.