Imparare a gestire lo spazio di archiviazione in Gmail è essenziale per evitare di raggiungere il limite imposto da Google.
Google offre a tutti gli utenti 15 GB di spazio di archiviazione gratuito. Questa cifra può sembrare inizialmente alta e difficile da raggiungere, ma la verità è che bisogna considerare che questo spazio è condiviso tra Gmail, Google Drive e Google Foto. Per molti utenti, non a caso, questi 15 GB si esauriscono rapidamente. È essenziale quindi trovare modi efficaci per gestire e ottimizzare lo spazio di archiviazione disponibile. 
Quando si raggiunge il limite di spazio su Gmail, non sarà possibile inviare nuove email né riceverne. I mittenti delle email inviate al tuo account riceveranno un messaggio di errore indicando che la tua casella di posta è piena. Ciò significa che è più importante che mai imparare a liberare spazio per evitare di raggiungere il limite di archiviazione e trovarsi nella spiacevole situazione di dover perdere email importanti.
Come liberare spazio su Gmail e gli altri servizi di Google
Molti utenti accumulano centinaia o migliaia di email non lette, archiviate o indesiderate che occupano spazio prezioso. La soluzione più semplice è eliminare in blocco le email dalla scheda Promozioni e Social. È possibile selezionare tutte le email in queste schede e eliminarle, assicurandosi di mantenere quelle importanti.
Una strategia efficace per eliminare le email indesiderate senza perdere quelle importanti è filtrare per indirizzo email. Identificare gli indirizzi dai quali provengono email di spam e marketing, e eliminarli in blocco. Ad esempio, le ricevute di PayPal provengono da service@paypal.com, mentre le promozioni da paypal@mail.paypal.com. Utilizzare questa tecnica per mantenere solo le email essenziali. 
Un altro metodo per liberare spazio è ordinare le email per dimensione del file. Nella barra di ricerca di Gmail, digitare “size:10mb” o “larger:10mb” per trovare email con allegati di grandi dimensioni. Eliminare le email più grandi permette di liberare spazio in modo rapido ed efficiente. In ogni caso, dopo aver eliminato le email, è fondamentale svuotare il cestino. Anche se le email eliminate vengono spostate nel cestino, occupano ancora spazio fino a quando non vengono eliminate definitivamente.
Come accennato in precedenza, inoltre, Gmail non è l’unico servizio che consuma spazio. Anche Google Drive e Google Foto possono riempirsi rapidamente. In Google Foto, è consigliabile impostare la qualità di caricamento su Risparmio spazio, mentre in Google Drive si possono ordinare i file per dimensione per identificare e eliminare quelli più grandi. Se, infine, non si riesce a liberare abbastanza spazio si può considerare l’acquisto di più spazio con Google One. I piani partono da 0,99 euro al mese per 100 GB, fino a piani Premium con 2 TB di spazio. Anche se questa opzione comporta un costo, può essere una soluzione efficace per chi ha bisogno di più spazio di archiviazione.